Technisch beheer

Ons dienstenpakket omvat een breed scala aan werkzaamheden, u kunt ons dan ook inzetten voor een deel of het geheel aan taken dat hoort bij het technisch beheer van een pand.

Share
Onderhoudsklachten kunt u per mail of telefonisch melden bij onze servicedesk. Wij vragen door naar de aard van de klachten en bevestigen de melding bij de huurder. Daarna geven wij een herstelopdracht aan een geselecteerde onderhoudscontractant (installateur/aannemer) die de klacht in praktijk zal afhandelen. Onze servicedesk informeert de huurder wederom nadat de onderhoudscontractant ons heeft doorgegeven dat de klacht is verholpen.
Elk pand heeft onderhoud nodig. Daarom wordt door Kouw Vastgoed Beheer jaarlijks een overzicht over het planmatig onderhoud “Exploitatiekosten” (Meerjarenbegroting) opgesteld. Dit geeft inzicht in de te verwachten onderhoudswerkzaamheden voor de komende 5 of 10 jaar.Hierin worden ook werkzaamheden opgenomen die voor rekening van de huurder zijn en dus onder de servicekosten vallen voor de huurder. De huurder wordt hiervan ruim van te voren schriftelijk door de verhuurder over geïnformeerd. Dit om een onverwacht hoge jaarlijkse afrekening voor de huurder te voorkomen.
De meerjarenbegroting wordt gebruikt om aan de hand van een kostenraming te bepalen welk voorschotbedrag, per maand dan wel per kwartaal, ten behoeve van de servicekosten in rekening wordt gebracht bij de verhuurder. Naast de energiekosten worden ook de kosten voor de onderhouds- en storingscontracten van technische en niet technische aard en de zogenaamde bijkomende kosten via de servicekostenafrekening verrekend. Bij bijkomende kosten kunt u denken aan kleine onderdelen die bij het onderhoud worden vervangen. Een maal per jaar worden de periodiek in rekening gebracht servicekosten (voorschot) vergeleken met de werkelijk gemaakt kosten en het saldo wordt met de huurders verrekend.Kouw Vastgoed Beheer kan u adviseren het pakket aan te verrekenen diensten op een juiste manier te administreren. Wij doen voor u het contractbeheer, maken inzichtelijk welke partijen onderhoud plegen met eventueel bijbehorende garantietermijnen.De jaarlijkse indexering (november t/m januari) door diverse contractanten zal door ons tijdig worden beoordeeld, waarbij gekeken wordt naar het advies van de Consumentenbond én of de verhoging reëel is ten aanzien van de actuele financiële situatie bij huurder en/of verhuurder.

Single tenant gebouw
Bij een gebouw met 1 huurder worden veel technische en niet-technische onderhoudszaken rechtstreeks door en voor rekening van één huurder geregeld. Deze kosten worden daarom niet via de servicekosten verrekend met de verhuurder. In de huurovereenkomst worden echter wel bepaalde onderhoudseisen aan u als huurder gesteld. Kouw Vastgoedbeheer helpt u bij het laten uitvoeren van het verplichte onderhoud door het voor u te regelen, wij beschikken namelijk over een groot netwerk aan onderhoudscontractanten.

U voldoet dan aan uw verplichtingen en wij nemen u de zorg uit handen.

Multi-tenant gebouw
Bij een gebouw met meerdere huurders kunnen wij het afsluiten en controleren van de diverse onderhouds- en storingscontracten regelen, waarbij Kouw Vastgoed Beheer er op toeziet dat de “leveringen en diensten” in de huurovereenkomsten verrekend worden met de betreffende huurders. Als richtlijn wordt hier meestal de standaard ROZ-huurovereenkomst aangehouden.

Verhuurruimtes hebben te maken met wisselingen of uitbreidingen van huurders en verhuurders. Hierbij kan Kouw Vastgoed Beheer helpen bij de coördinatie.Huurders zijn tegenwoordig voorzichtig bij het aannemen van nieuw personeel omdat dit groei in huurruimte betekent en dus kostenstijgingen. Men richt zich primair op consolidatie, efficiencyverbetering en/of upgrading van de bestaande kantoorruimtes. Hierbij worden vaak afspraken met huurcontracten c.q. documenten (objectinfo, rapportages, tekeningen, e.d.) over het hoofd gezien. Kouw Vastgoed Beheer leeft zich in in de situatie. We maken in overleg met de huurder (en verhuurder) een progamma van eisen (budgetraming en begroting).We volgen van het begin tot het einde de verbouwingswerkzaamheden om voor de huurder en verhuurder tot een goed resultaat te komen.
Indien een huurder een ruimte betrekt zal Kouw Vastgoed Beheer in samenspraak met de verhuurder middels een inspectierapportage vastleggen in welke staat de ruimte moet worden achtergelaten bij vertrek van de huurder op een later moment. Bij vertrek van de huurder wordt aan de hand van een inspectie van de ruimte door Kouw Vastgoed Beheer bepaald welke punten moeten worden hersteld op kosten van de vertrekkende huurder.
Bij schade door derden zal meestal een huurder contact opnemen met onze servicedesk. Wij beoordelen de schade en melden dit, indien van toepassing (afhankelijk van eigen risico binnen lopende polis verhuurder) direct bij de desbetreffende verzekeraar van de verhuurder.Bij schade door vandalisme doet Kouw Vastgoed Beheer aangifte bij de politie, deze wordt doorgestuurd naar de verzekering.Afhankelijk van de noodzaak om de schade zo snel mogelijk te repareren, sturen wij een gecontacteerde aannemer/installateur. De reparatiekosten en onze begeleidingskosten declareren wij bij de verzekeraar. We wikkelen de schade verder voor u af.
Na de oplevering van een nieuwbouw-, herontwikkelings- en renovatie project kan Kouw Vastgoed Beheer het technisch beheer overnemen. De service- en explotatiekosten worden voor u berekend en de volgende werkzaamheden voeren wij voor u uit:
  • Beheerplan voor het gebouwenonderhoud opstellen (Facilitair & Technisch Management), waarbij wij u adviseren bij de selectie van onderhoudscontractanten. Wij checken hierbij de kosten, de kwaliteit en de planning van het onderhoud.
  • Verhuurruimte/sleutelbeheer
  • Bepalen energiebesparing voor verhuurruimtes en leegstaande ruimtes
  • Oplevering aankomende en vertrekkende huurders (Inspectierapportage).
  • In samenwerking met een makelaar zoeken naar nieuwe huurders voor leegkomende gedeelten en andere activiteiten met betrekking tot verhuurmutaties;
  • Exploitatie- en servicekosten optimaliseren aan de hand van overdrachtformulieren vanuit de Ruwbouw.
  • Laten bepalen van het bruto, netto en verhuurbaar vloeroppervlakte op basis van de NEN 2580 door derden (Meetcertficaat) ten behoeve van het huurcontract.